DIGITALIZACE NEOPRAVÍ ŠPATNÝ PROCES

„Máme to v ERP.“

„Já si to raději vedu ještě v Excelu.“

„A aktuální verze je vlastně v Teams.“

Zní vám to povědomě?

Ve firmách se poměrně často setkávám se situací, kdy jedna informace existuje na několika místech zároveň. V ERP systému, v Excelu, ve sdílené složce, v Teams, v e-mailu nebo třeba v osobní tabulce konkrétního zaměstnance.

Každý z těchto nástrojů přitom může fungovat naprosto správně.

Problém je jinde.

Není jasné, kde je skutečný zdroj informace a jak má informace firmou procházet.

Máme moc Excelů. Potřebujeme nový systém.

Když firma začne řešit duplicity, ruční přepisování dat nebo neaktuální informace, jedním z prvních návrhů často bývá:

„Potřebujeme lepší systém.“

Nové ERP. Nový informační systém. Nový nástroj pro projektové řízení. Novou aplikaci. Integraci.

Technologie samozřejmě může výrazně pomoci. Automatizovat rutinní činnosti, propojit data, odstranit ruční práci nebo zpřístupnit informace lidem, kteří je potřebují.

Jenže samotný nástroj nevyřeší proces, který není správně nastavený.

Pokud před implementací nového systému není jasné:

• kde informace vzniká,

• kdo za ni odpovídá,

• kdo ji potřebuje,

• kdo ji může měnit,

• kam a kdy se má předávat,

• jak často se má aktualizovat,

• který systém představuje její hlavní zdroj,

• a proč danou informaci vůbec evidujeme, může nový software pouze zdigitalizovat stávající chaos.

A místo tří Excelů má firma jeden drahý systém – a vedle něj Excel, který si zaměstnanci vytvořili, protože se jim v něm pracuje lépe.

Proč si lidé vytvářejí vlastní tabulky?

Excel bývá v podobných situacích označen za problém. Ve skutečnosti je ale často spíše symptomem problému.

Zaměstnanci si vlastní evidenci obvykle nevytvářejí proto, že by chtěli komplikovat firemní procesy.

Vytvářejí si ji proto, že jim něco chybí.

Potřebují rychlejší přehled. V systému nenajdou potřebnou informaci. Nevěří, že jsou data aktuální. Potřebují sledovat údaj, se kterým oficiální systém nepracuje. Nebo potřebují data v jiné podobě pro svou každodenní práci.

A tak vznikne Excel.

Za několik měsíců existují Excelů tři.

Každý má jiného vlastníka, trochu jiná data a jinou logiku.

A postupně přestává být jasné, která verze představuje realitu.

Duplicita dat není jen administrativní problém

Na první pohled může vypadat dvojí nebo trojí evidence jako drobná provozní nepříjemnost.

„Tak to tam prostě zadáme ještě jednou.“

Jenže každé další ruční přepsání informace vytváří další místo, kde může vzniknout chyba.

Jeden člověk údaj aktualizuje v ERP, ale už ne v Excelu. Jiný pracuje se starou verzí dokumentu.

Další pošle tabulku e-mailem a vznikne další kopie.

Výsledkem není pouze zbytečná administrativa.

Firma může začít rozhodovat podle rozdílných dat.

Lidé tráví čas ověřováním, která informace platí. Vznikají nedorozumění mezi odděleními. Reporty obsahují jiné hodnoty. Odpovědnost za aktualizaci dat není jasná. A zaměstnanci postupně přestávají oficiálním systémům důvěřovat.

To už není problém Excelu.

To je problém procesu a řízení informací.

Nejdříve proces. Potom technologie.

Proto při optimalizaci procesů nezačínám otázkou:

„Jaký nástroj potřebujeme?“

Mnohem důležitější je nejdříve zjistit:

„Jak má tenhle proces vlastně fungovat?“

Kde proces začíná? Co je jeho výsledkem? Kdo do něj vstupuje? Jaké informace jednotlivé role potřebují? Kde data vznikají? Kdo za ně odpovídá? Které kroky přinášejí hodnotu a které vznikly jen historicky?

A velmi důležitá otázka:

Proč tento údaj evidujeme právě tady?

Někdy totiž zjistíme, že část evidence už dávno nikdo nepotřebuje. Jen ji všichni dál vyplňují, protože „se to tak vždycky dělalo“.

Teprve když máme jasno v procesu, můžeme rozumně rozhodnout, jakou roli v něm mají technologie.

Jak poznat, že problém možná není v systému?

Existuje několik typických signálů.

Pokud zaměstnanci vedle oficiálního systému používají vlastní tabulky, stejné údaje se ručně přepisují mezi několika aplikacemi, reporty různých oddělení ukazují rozdílná čísla nebo se na poradách pravidelně řeší otázka „Která verze je aktuální?“, stojí za to podívat se nejdříve na proces.

Stejně tak pokud fungování firmy závisí na člověku, který „ví, kde co najít“.

To všechno mohou být signály, že technologie pouze odráží procesní problém, který existuje pod ní.

Digitalizovat má smysl to, co dává smysl už před digitalizací

Digitalizace dokáže firmám výrazně pomoci. Dokáže odstranit rutinní práci, automatizovat předávání informací, zrychlit rozhodování a vytvořit jeden důvěryhodný zdroj dat.

Ale největší přínos má tehdy, když podporuje dobře navržený proces.

Proto je někdy lepší před investicí do dalšího systému věnovat několik kroků tomu, abychom pochopili současný stav.

Zmapovat proces.

Najít duplicity.

Identifikovat zbytečné kroky.

Vyjasnit odpovědnosti.

Určit zdrojová data.

A navrhnout, jak má proces fungovat v budoucnu.

Teprve potom vybírat technologii.

Protože digitalizace sama o sobě špatný proces neopraví.

Jen mu někdy pořídí hezčí uživatelské rozhraní.

Máte ve firmě podobný problém?

Pokud jednu informaci evidujete na několika místech, zaměstnanci si vedou vlastní tabulky nebo si nejste jistí, kde vlastně leží aktuální verze dat, nemusí být prvním krokem nákup dalšího systému.

Může jím být procesní audit.

V rámci procesního auditu se společně podíváme na to, jak práce ve firmě skutečně probíhá, kde vznikají duplicity, zbytečné administrativní kroky a úzká místa a co je možné zjednodušit ještě před tím, než začnete investovat do dalších technologií.

MILOVA CONSULTING

Practical quality. Better processes. Better results.

Chcete zjistit, kde ve vašich procesech vzniká zbytečná práce?

Ozvěte se mi a domluvíme si úvodní konzultaci.