Co má společného golf a projektové řízení?

Ne každá rána dopadne podle plánu. A stejně je to s projekty. ⛳

Co mě golf učí o strategii, rozhodování a projektovém řízení.

Když jsem začala s golfem, nenapadlo mě, kolik společného bude mít s mojí profesí.

Na první pohled jsou to dva naprosto odlišné světy. Jeden se odehrává na golfovém hřišti, druhý v zasedacích místnostech, projektových týmech a mezi harmonogramy, rozpočty a termíny.

Čím více ale golf poznávám, tím častěji si uvědomuji, že principy, které fungují na hřišti, jsou překvapivě podobné těm, se kterými pracuji při řízení projektů.

A jeden z nich považuji za zásadní:

Dobrý plán je důležitý. Ale schopnost reagovat na realitu je ještě důležitější.

1. Bez jasného cíle nevíte, kam míříte

Každá golfová jamka má svůj cíl. Než odpálíte, potřebujete vědět, kam se chcete dostat, jaká je vzdálenost a jaké překážky vás čekají.

V projektovém řízení je to podobné.

Přesto se stále setkávám s projekty, které mají harmonogram, rozpočet, projektový tým i pravidelné porady, ale chybí jim jednoznačně definovaný cíl.

Co má projekt skutečně přinést? Jak poznáme, že byl úspěšný? A rozumějí tomuto cíli všichni, kteří se na projektu podílejí?

Bez odpovědí na tyto otázky můžeme vykonávat spoustu práce, aniž bychom se skutečně přibližovali k požadovanému výsledku.

Projektový plán není cíl. Je to pouze cesta, jak se k němu dostat.

2. Ani nejlepší příprava nezaručí dokonalý výsledek

Před golfovým úderem vyhodnocujete situaci. Zvolíte hůl, postoj, směr a připravíte se na odpálení.

Přesto se může stát, že míček skončí úplně jinde, než jste očekávali.

Stejné je to v projektech.

Můžete mít kvalitně zpracovanou analýzu, identifikovaná rizika, definované odpovědnosti i realistický harmonogram.

A přesto přijde něco, s čím jste nepočítali.

Dodavatel nedodrží termín. Změní se požadavky zadavatele. Objeví se technická komplikace. Klíčový člověk přestane být dostupný.

To samo o sobě neznamená, že byl projekt špatně připraven.

Rozhodující je, zda máte nastavené mechanismy, které vám umožní situaci včas identifikovat, vyhodnotit její dopady a přijmout odpovídající opatření.

Kvalitní projektové řízení nespočívá v eliminaci veškeré nejistoty. Spočívá ve schopnosti s nejistotou pracovat.

3. Když míček skončí jinde, musíte změnit strategii

Tohle je možná moje nejoblíbenější paralela.

V golfu nemá smysl předstírat, že míček dopadl tam, kam jste původně mířili.

Musíte přijmout skutečnou situaci, vyhodnotit nové možnosti a rozhodnout se, jak pokračovat.

V projektech ale někdy pozoruji opačný přístup.

Původní harmonogram přestává odpovídat realitě, přesto se ho tým snaží za každou cenu dodržet.

Rizika se postupně mění v problémy, ale nikdo nechce otevřeně přiznat, že je potřeba upravit postup.

Přitom změna strategie nemusí znamenat selhání.

Naopak může být projevem kvalitního řízení.

Důležité je vědět, kdy má smysl pokračovat podle původního plánu a kdy je potřeba přijmout nové rozhodnutí.

A především umět vysvětlit, proč ke změně dochází, jaké má dopady a co bude následovat.

4. Ne každá rána musí být dokonalá

V golfu nemusí být každý úder perfektní, abyste nakonec dosáhli dobrého výsledku.

A podobně nemusí být každá projektová aktivita realizována přesně podle původních představ.

Podstatné je, aby jednotlivé kroky dávaly smysl ve vztahu k celkovému cíli.

V praxi se někdy příliš soustředíme na plnění jednotlivých úkolů a milníků, ale zapomínáme průběžně ověřovat, zda projekt stále vytváří očekávanou hodnotu.

Splněný úkol automaticky neznamená dosažený přínos.

Stejně tak dokončený projekt v termínu a rozpočtu nemusí být úspěšný, pokud nepřinesl výsledek, kvůli kterému vznikl.

Úspěch projektu bychom proto neměli měřit pouze tím, jak přesně jsme dodrželi plán, ale také tím, jakou hodnotu jsme skutečně vytvořili.

5. Každá chyba je příležitostí ke zlepšení

Golf mě učí ještě jednu důležitou věc: trpělivosti.

Někdy se úder povede. Jindy ne. A občas vůbec netušíte, proč výsledek neodpovídá tomu, co jste očekávali.

Bez zpětné vazby a ochoty učit se ale není možné se dlouhodobě zlepšovat.

V projektovém řízení máme pro tento princip vlastní označení – lessons learned.

Přesto se mu podle mé zkušenosti často nevěnuje dostatečná pozornost.

Po dokončení projektu rychle přecházíme k dalšímu. Vyhodnocení zkušeností se odkládá nebo zůstává pouze formální aktivitou.

Přitom právě otevřená diskuse o tom, co fungovalo, co nefungovalo a co bychom příště udělali jinak, může organizaci přinést významnou hodnotu.

A nemusíme čekat až na konec projektu.

Poučení by mělo být součástí průběžného řízení.

Co si tedy z golfu odnáším do projektového řízení?

Především připomínku, že není možné mít všechno pod kontrolou.

Můžeme se kvalitně připravit, stanovit strategii, vyhodnotit rizika a zvolit nejlepší možný postup.

Nemůžeme ale zaručit, že realita bude přesně odpovídat našim očekáváním.

A právě proto potřebujeme projektové řízení.

Ne jako administrativní disciplínu zaměřenou na tvorbu harmonogramů a reportů.

Ale jako způsob, jak systematicky rozhodovat, koordinovat lidi, pracovat se změnami a směřovat k výsledku i ve chvíli, kdy se okolnosti mění.

Protože cílem není za každou cenu dodržet původní plán. Cílem je dosáhnout výsledku.

Ať už stojíte na golfovém odpališti, nebo řídíte komplexní projekt.

Linda Milová | MILOVA CONSULTING

Projektové řízení • Procesní řízení • Implementace změn

A jak to máte vy? Dokážete ve svých projektech včas změnit strategii, nebo se někdy příliš dlouho držíte původního plánu?