PROCESNÍ AUDIT

Co vlastně dělám, když přijdu do firmy na procesní audit?

Když řeknu „procesní audit“, možná si někdo představí auditora s checklistem, který prochází směrnice, kontroluje tabulky a hledá, co firma dělá špatně.

Jenže přesně tak můj procesní audit nevypadá.

Když přijdu do firmy, mým cílem není hledat chyby ani někoho kontrolovat.

Chci pochopit, jak firma skutečně funguje.

Ne jak by měla fungovat podle organizačního schématu. Ne jak je proces popsaný ve směrnici.

A někdy ani ne tak, jak si management myslí, že funguje.

Zajímá mě, jak vypadá realita každodenního provozu.

Začínám tím, že se snažím firmu pochopit

Každá firma funguje trochu jinak. I dvě společnosti ze stejného oboru mohou mít úplně jiné procesy, způsob řízení, firemní kulturu nebo rozdělení odpovědností.

Proto nezačínám tím, že bych firmě přinesla univerzální procesní model a snažila se její fungování přizpůsobit nějaké šabloně.

Nejdříve potřebuji pochopit současný stav.

Jak vznikne zakázka?

Co se s ní děje dál?

Kdo dostává informace?

Kdo rozhoduje?

Kdo schvaluje?

Jak se informace dostane například z obchodu do výroby nebo realizace? A následně třeba k fakturaci?

A co se stane, když se něco pokazí?

Právě při sledování celého procesu od jeho začátku až do konce se často začnou objevovat místa, která jednotlivá oddělení samostatně vůbec nemusí vnímat jako problém.

Nezajímá mě jen „co“, ale hlavně „jak“

Při procesním auditu se proto ptám například:

• Kde proces skutečně začíná a kde končí?

• Kdo za něj odpovídá?

• Kde se čeká na rozhodnutí nebo schválení?

• Jak si jednotlivá oddělení předávají informace?

• Která data se zadávají opakovaně do několika systémů nebo tabulek?

• Co se kontroluje několikrát, aniž by to přinášelo skutečnou hodnotu?

• Co lidé stále dělají ručně, přestože by nemuseli?

• Které činnosti nebo znalosti stojí pouze na jednom konkrétním člověku?

• A kde vznikají problémy, které už firma přestala vnímat jako problém, protože „to tak bylo vždycky“?

Právě poslední otázka bývá často jedna z nejzajímavějších.

„My už jsme si na to zvykli.“

Ve firmách totiž existuje řada problémů, které postupem času přestanou být viditelné.

Někdo každý týden ručně přepisuje stejná data z jednoho systému do druhého.

Obchod posílá informace e-mailem, výroba si je zapisuje do vlastní tabulky a další oddělení si vede ještě svoji evidenci.

Na některé schválení se standardně čekají tři dny.

Když konkrétní kolega odjede na dovolenou, určitá agenda se prakticky zastaví, protože nikdo jiný přesně neví, co a jak dělá.

Nebo se na poradách opakovaně řeší stejné problémy, ale nikdo neodstraní jejich skutečnou příčinu.

Pro člověka uvnitř firmy je snadné začít podobné věci považovat za běžnou součást práce.

Pohled zvenčí může pomoci odlišit to, co je skutečně nutnou součástí procesu, od toho, co děláme pouze ze zvyku.

Nejdůležitějším zdrojem informací jsou lidé

Procesní mapy, směrnice, pracovní postupy nebo data jsou důležité. Samy o sobě mi ale nikdy neřeknou celý příběh.

Proto při procesním auditu mluvím především s lidmi, kteří v daných procesech každý den skutečně pracují.

Právě oni často velmi přesně vědí:

„Tady vždycky čekáme.“

„Tohle musíme zadat ještě jednou.“

„Tohle musí schválit kolega, ale vlastně nevíme proč.“

„Když tady není Jana, nikdo neví, kde ty informace najít.“

„Tenhle report vytváříme každý měsíc, ale nevíme, jestli ho někdo používá.“

A právě v těchto větách se často skrývají příležitosti ke zlepšení.

Protože mezi tím, jak si myslíme, že firma funguje, a tím, jak funguje doopravdy, může být poměrně velký rozdíl.

Výsledkem nemá být jen další procesní mapa

Samozřejmě můžeme procesy zmapovat.

Ale vytvořit krásný diagram, uložit ho na sdílený disk a tím celý projekt ukončit podle mě nemá příliš velký smysl.

Výsledkem procesního auditu by měla být především srozumitelná informace pro management, podle které je možné rozhodovat.

Chci, aby po jeho dokončení firma dokázala odpovědět na čtyři základní otázky:

1. Co funguje dobře a má smysl zachovat?

Procesní audit není jen hledání problémů. Stejně důležité je identifikovat postupy, které fungují a které není potřeba měnit jen proto, že „děláme transformaci“.

2. Co firmu zbytečně brzdí?

Mohou to být schvalovací kroky, nejasné odpovědnosti, čekání na informace, duplicitní kontroly nebo příliš složité předávání práce mezi odděleními.

3. Kde firma ztrácí čas, kapacity nebo informace?

Často jde o drobnosti, které jednotlivě nevypadají zásadně. Pokud se ale opakují každý den a týkají se více lidí, jejich dopad může být významný.

4. Co konkrétně bychom měli změnit?

Nestačí říct, že „proces není efektivní“.

Firma potřebuje vědět, co má udělat jinak.

A právě tady podle mě začíná nejdůležitější část celého procesního auditu.

Nejdůležitější jsou priority

Po auditu můžeme mít seznam desítek příležitostí ke zlepšení.

To ale neznamená, že máme začít realizovat všechny.

Ne všechno je potřeba změnit.

Ne všechno je potřeba digitalizovat.

A už vůbec není potřeba překopat celou firmu najednou.

Jednotlivá doporučení proto dává smysl posuzovat například podle jejich přínosu, náročnosti realizace, nákladů, rizika a vzájemných závislostí.

Díky tomu můžeme rozlišit jednoduché změny s rychlým efektem od větších změn, které vyžadují samostatný projekt, investici nebo změnu systému.

Největší efekt někdy přinese velmi jednoduchá změna

Při optimalizaci procesů máme někdy tendenci okamžitě přemýšlet o novém informačním systému, automatizaci nebo rozsáhlém transformačním projektu.

Jenže problém nemusí být vždy v technologii.

Někdy může mít velký dopad například:

• jasně určit odpovědnost za konkrétní proces,

• odstranit jeden zbytečný schvalovací krok,

• sjednotit způsob předávání informací,

• přestat vést několik paralelních evidencí,

• nastavit jedno místo, kde jsou dostupné aktuální informace,

• odstranit činnost, kterou firma historicky provádí, ale dnes už nepřináší žádnou hodnotu.

Digitalizovat neefektivní proces totiž neznamená proces zlepšit. Někdy pouze zrychlíme jeho neefektivitu.

Proto má podle mě smysl nejprve pochopit proces a teprve potom řešit, zda a jak jej digitalizovat.

Procesní audit nemá firmě přidat další administrativu

Jeho smyslem není vytvořit dalších deset směrnic, dvacet tabulek a nový pravidelný meeting.

Právě naopak.

Dobrý procesní audit má ukázat, kde může firma fungovat jednodušeji, rychleji a s jasnějšími odpovědnostmi.

Má managementu poskytnout pohled zvenčí a lidem uvnitř firmy pomoci odstranit překážky, se kterými se při své práci potýkají každý den.

A především by měl skončit konkrétním plánem:

Co zachovat. Co změnit. Co udělat jako první. A co naopak vůbec nedělat.

Protože cílem procesního auditu není audit samotný.

Cílem je lépe fungující firma.

A přesně tím se v MILOVA CONSULTING zabývám.

Pokud máte pocit, že je vaše firma zahlcená operativou, některé procesy se zbytečně komplikují nebo jednoduše tušíte, že by věci mohly fungovat lépe, procesní audit může být dobrým prvním krokem.

Více informací najdete na webu MILOVA CONSULTING.

Kdybyste mohli dnes změnit jeden nefunkční proces ve své firmě, který by to byl?